किसी रिपोर्ट को सही तरीके से, 10 चरणों में कैसे लिखें

हमारे दिन-प्रतिदिन के कार्यस्थल और उसके बाहर दोनों में, यह असामान्य नहीं है कि किसी अवसर पर हमें किसी भी स्थिति या समस्या के लिए एक रिपोर्ट तैयार करनी चाहिए.

चाहे वह शिकायत दर्ज करना हो, अनुरोध करना हो या किसी विशेष स्थिति का दस्तावेज बनाना हो, यह एक प्रकार का दस्तावेज होगा जिसे हम आम तौर पर लिखेंगे। लेकिन कुछ लोगों को रिपोर्ट तैयार करने के लिए जटिल लग सकता है। इसीलिए इस लेख में हम आपको सामान्य स्तर पर एक रिपोर्ट लिखने के चरणों की एक श्रृंखला प्रदान करते हैं.

एक रिपोर्ट क्या है?

एक रिपोर्ट गद्य में लिखे गए दस्तावेज़ का एक प्रकार है जिसे इस उद्देश्य के साथ किया जाता है कि जो व्यक्ति ऐसा करता है वह किसी स्थिति या विषय के बारे में अन्य लोगों को संदर्भित करते हुए कुछ संवाद कर सकता है। आमतौर पर वे आमतौर पर उच्च उदाहरणों के लिए निर्देशित होते हैं (उदाहरण के लिए नगर परिषद या एक बेहतर करने के लिए), हालाँकि आप हमसे अलग से किसी पेशेवर से कुछ संवाद करने के उद्देश्य से रिपोर्ट भी प्राप्त कर सकते हैं ताकि आप उसी डेटा और कंट्रास्ट के साथ काम कर सकें या उनका विस्तार कर सकें.

रिपोर्ट प्रकार की एक विस्तृत विविधता है, जिसमें अलग-अलग उद्देश्य और विभेदित संरचनाएं हो सकती हैं। हालांकि, इस लेख में, एक रिपोर्ट के निर्माण को ध्यान में रखा गया है, जिसमें से किसी की सामान्य संरचना को माना जाता है।.

एक रिपोर्ट तैयार करने के लिए कदम

एक रिपोर्ट तैयार करते समय हमें यह ध्यान रखना चाहिए कि पहली जगह में हमें यह प्रतिबिंबित करना होगा कि हम इसे कब, कैसे और क्यों करने जा रहे हैं. इसके बाद, रिपोर्ट को प्रतिबिंबित की जाने वाली स्थिति और पिछले विचारों के आधार पर लिखा जाएगा.

नीचे एक रिपोर्ट लिखने के लिए उपयोगी चरणों की एक श्रृंखला है.

1. हमारे पास क्या उद्देश्य है??

लिखना शुरू करने से पहले हमें इस बात पर चिंतन करना चाहिए कि हम अपनी रिपोर्ट के साथ क्या हासिल करना चाहते हैं। क्या हम किसी समस्या के समाधान का अनुरोध करने जा रहे हैं या बस बाद में उनका उपयोग करने के लिए डेटा स्टोर कर सकते हैं?? क्या हम वैज्ञानिक जांच को प्रतिबिंबित करना चाहते हैं या शिकायत दर्ज करना चाहते हैं? मामले के अनुसार सबसे अधिक प्रासंगिक रिपोर्ट का चयन करने के लिए हमें इसे ध्यान में रखना होगा.

2. आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे पाठ के प्रकार को ध्यान में रखें

सभी रिपोर्टें समान नहीं हैं, हर एक की अपनी विशिष्ट विशेषताएं हैं। उदाहरण के लिए, एक एक्सपोजिटरी रिपोर्ट उनके बारे में किसी भी तरह की व्याख्या किए बिना डेटा को प्रतिबिंबित करेगी, जिससे निष्कर्ष बनाने की कोई संभावना नहीं है, जबकि एक प्रदर्शन प्रकार विषय की परिकल्पना को विस्तृत करने की आवश्यकता होती है और परिणाम और निष्कर्ष की एक श्रृंखला प्राप्त करने के लिए उन्हें परीक्षण में डालते हैं।.

3. टारगेट को समेटना

न केवल यह मायने रखता है कि क्या या कैसे, बल्कि यह भी हमें इस बारे में सोचना चाहिए कि जनता ने किस उद्देश्य के रूप में अपनी रिपोर्ट दी है. यह हमें अपनी आवश्यकताओं के लिए और उक्त जनता के लिए भाषा के स्तर को अनुकूलित करने की अनुमति देगा.

4. जानकारी का चयन और विश्लेषण

पिछले चरण के आधार पर यह आवश्यक है कि हम जो जानकारी प्रदान करना चाहते हैं उसे इकट्ठा करें और इसे उचित रूप से संरचना करें ताकि हमारे भाषण में एक सामान्य सूत्र हो. किस प्रकार के डेटा को परिलक्षित किया जाना है और किसने या कैसे जानकारी निकाली है, इसे भी ध्यान में रखा जाना चाहिए.

5. हम ग्राफिक तत्वों का उपयोग कर सकते हैं

यद्यपि यह रिपोर्ट के प्रकार पर निर्भर करता है, लेकिन डेटा की समझ को सुविधाजनक बनाने वाले दृश्य तत्वों का उपयोग करना संभव है. हम उदाहरण के लिए बार चार्ट का उपयोग करने के लिए आवृत्तियों का विश्लेषण या लागत और आय विश्लेषण करने के लिए उल्लेख कर रहे हैं.

6. शीर्षक

जबकि इसका उल्लेख करना मूर्खतापूर्ण लग सकता है, सही तरीके से रिपोर्ट को सही तरीके से शीर्षक दें, उस विषय के सापेक्ष जो इसकी प्राप्ति और आसानी से समझने योग्य हो कुछ ऐसा है जो पाठकों द्वारा इसकी समझ को बहुत सुविधाजनक बनाता है.

7. परिचय लिखिए

प्रश्न में रिपोर्ट के इस पहले खंड में हम रिपोर्ट में निपटाए जाने वाले विषय का एक संक्षिप्त सारांश बनाएंगे. इसमें इस रिपोर्ट और उस समस्या की प्राप्ति के उद्देश्य को प्रदर्शित किया जाना चाहिए जो इसके अस्तित्व की आवश्यकता और उस संदर्भ के संदर्भ में उत्पन्न करती है जिसमें यह जगह लेती है।.

8. विचारों का विस्तार करें और बताएं कि विकास में क्या शोध किया गया है

रिपोर्ट के मुख्य भाग में हम घटित या जांच के बारे में जानकारी की व्यवस्था और विस्तार करेंगे, उन तरीकों और कार्यों को स्पष्ट करना जो दिखाते हैं कि स्थिति कैसे उत्पन्न हुई या प्रदर्शन किया गया और डेटा कैसे प्राप्त किया गया। यदि यह एक रिपोर्ट है जो एक जांच को दर्शाती है, तो सैद्धांतिक मॉडल और स्थिति की खोज जैसे पहलुओं को शामिल किया जाएगा।.

9. एक निष्कर्ष निकालें

रिपोर्ट के अंतिम भाग में रिपोर्ट या मांग या अनुरोध में परिलक्षित किए गए अंतिम परिणाम को प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए जो स्थिति को हल करने के लिए किया जाता है। यह स्पष्ट और समझने योग्य होना चाहिए.

10. प्रयोग की जाने वाली भाषा

यह आवश्यक है कि पूरे लिखित में भाषा स्पष्ट और संक्षिप्त हो। यह औपचारिक रूप से और निष्पक्ष रूप से, तीसरे व्यक्ति में और एक निष्क्रिय आवाज में लिखा जाना चाहिए. तथ्यों को उन निष्कासन से अलग किया जाना चाहिए जो (यदि कोई हैं) और उन्हें सीधे उन आंकड़ों से निपटना होगा जो वे व्यवहार कर रहे हैं जब वे इलाज कर रहे हैं.